Adjoint administratif

Sommaire

Relevant de la Directrice des services communs, le titulaire du poste assure un rôle soutien et coordonne les activités de l’administration. Il supporte la comptabilité et les ressources humaines dans leurs tâches.

Rôles et responsabilités

L’adjoint administratif a les responsabilités suivantes :

  • Répondre et diriger les appels téléphoniques ;
  • Accueillir et diriger les visiteurs ;
  • Rédiger et distribuer des courriels internes ;
  • Classer et archiver des documents ;
  • Répondre aux demandes de renseignements par courriel, téléphone ou en personne ;
  • Photocopier, imprimer ou numériser des documents au nom d’autres collègues ;
  • Assister le département RH dans leurs tâches quotidiennes :
  • Soutien à la planification d’entrevues ;
  • Suivi des documents d’intégration ;
  • Écrire des lettres types pour d’autres employés du bureau ;
  • Gestion des achats destinés aux employés ;
  • Assister le département d’administration dans leurs tâches quotidiennes :
  • Assister lors de la facturation ou lors des périodes de paie ;
  • Suivi des feuilles de temps ;
  • Commander les fournitures de bureau ;
  • Tenir à jour les inventaires ;
  • Réserver les passes de stationnement ;
  • Gérer la réception et la livraison de colis :
  • Réceptionner et distribuer les colis ;
  • Faire livrer les boites avec Purolator ;
  • Être la personne-ressource pour la logistique ;
  • Gérer les douanes et les assurances de colis ;
  • Participer à des comités ;
  • Accomplir toutes autres tâches connexes relatives à cette description selon les besoins opérationnels.

Qualifications

Le poste requiert les qualifications suivantes :

  • Formation spécialisée en administration (DEP, DEC, certificat) ou formation équivalente avec une expérience pertinente ;
  • Au moins trois (3) années d’expérience dans un rôle similaire (souhaité) ;
  • Connaissances pratiques de l’équipement de bureau comme des imprimantes ;
  • Connaissance de la suite Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook) ;
  • Français et anglais écrit et parlé avancés.

Requis particulier

Le poste exige les requis suivants :

  • Excellentes habiletés de communication interpersonnelle ;
  • Habileté à communiquer verbalement et par écrit de façon claire et précise en français et en anglais ;
  • Grande éthique professionnelle ;
  • Excellente gestion du temps et capacité de prioriser le travail ;
  • Fortes compétences organisationnelles et capacité de multitâche ;
  • Attention tournée vers les détails ;
  • Orienté vers les résultats et un service à la clientèle exceptionnel ;
  • Habileté à travailler en équipe.

Note : L’usage du masculin dans le texte a pour seul but d’alléger le contenu.

Les avantages

  • Horaire de travail flexible pour favoriser la conciliation travail-famille
  • Salle d’entraînement
  • Environnement de travail stimulant
  • Une semaine de congés mobiles
  • Dix jours de congés fériés
  • Assurances collectives
  • Clinique virtuelle
  • Programme d'aide aux employés et à la famille (PAEF)
  • Formations payées
  • RPDB et REER collectif
  • Exceptionnel comptoir à café (gratuit)
  • Équipes sportives PCI
  • Culture du vélo 
  • Nombreuses activités du Club social, dont le légendaire 3 à 6 du vendredi, et plusieurs événements où les conjoints sont les bienvenus

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